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Règles d'archivage en entreprise : que conserver et pour combien de temps ?

Les règles d’archivage en entreprise ne sont pas à prendre à la légère, bien au contraire. En effet, il existe un délai de conservation légale pour tout type de document. Alors quels sont ces documents, quelle est leur durée de vie légale et comment les conserver convenablement au fil du temps ? Mon Bureau Et Moi vous aide à y voir plus clair ! 

Quels sont les délais de conservation légaux des documents d’entreprise ?

Il existe un grand nombre de documents papiers dans les entreprises. Certains peuvent être jetés, d’autres doivent être impérativement gardés. C’est pour cette raison qu’il existe un délai légal pour chaque type de document.

La conservation de certains documents d’entreprise est une obligation réglementaire. En effet, vous serez amené à les utiliser lors :

-          de réclamations,

-          de contrôle administratif,

-          d'un litige avec un client ou un fournisseur.

Ainsi, ces pièces sont des preuves des droits et des obligations nécessaires à l’exercice de son activité professionnelle. Et c’est donc la nature du document qui détermine la durée légale de conservation :

Les documents à conservation illimitée 

Les documents uniques et les dossiers d'accidents du travail ou de maladie professionnelle donnant lieu à réparation sont à conserver jusqu’à la fin du cycle de vie de l’entreprise.

Les documents à conserver 30 ans

Généralement, les pièces relatives à la société sont à conserver 30 longues années :

-          Les pièces constitutives de la société,

-          Les statuts de la société

-          Les registres de titres de la société

-          Les parts sociales de la société.

Les documents à conserver 10 ans

Les documents commerciaux (comme les dossiers clients ou encore les contrats commerciaux), les documents comptables ou encore les pièces comptables doivent être conservés au minimum une décennie !

Les documents à conserver 5 ans

Il s’agit essentiellement de documents relatifs au personnel (comme les livres de paies, les pièces comptables relatives aux traitements et salaires, reçus pour solde de tout compte,…) ou encore les documents relatifs aux prestations (comme les certifications de compétences).

Les documents à conserver 3 ans

Il s’agit de documents relatifs à la gestion administrative de l’entreprise, comme les feuilles de présence aux assemblées et aux réunions du conseil d’administration ou encore les rapports du gérant et du conseil d’administration aux assemblées.

 

Comment bien ranger ses documents administratifs ?      

 

Le rangement du papier administratif doit se faire avec méthodologie. C’est là qu’interviennent les boîtes d’archivage (également appelées les boîtes de classement) et les modules de classement.

 

Il faut prendre son temps et ses étiquettes pour être en mesure de s’organiser efficacement :

 

-          Commencez par choisir un système d’identification des documents (alphabétique, numérique, thématique).

 

-          Ensuite définissez les catégories de dossiers (fichiers à archiver, dossiers en cours, dossiers divers, dossiers des partenaires, dossiers administratifs,…)

 

Il faut garder en tête que le rangement doit être simple et clair pour tout le monde. En effet, il faudra, une fois le rangement effectué, donner l’accès aux différents documents administratifs de l’entreprise à qui de droit (les employés, les associés, les auditeurs et les experts comptables externes, les contrôleurs fiscaux,…) !



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